Zustellnachweis für E-Mails: Urteile, Voraussetzungen, Umsetzung

Ein E-Mail-Zustellnachweis ist ein Beleg oder eine Bestätigung, dass eine E-Mail erfolgreich zugestellt wurde. Solch ein Zustellnachweis ist besonders in geschäftlichen oder rechtlichen Kontexten wichtig, in denen nachgewiesen werden muss, dass eine bestimmte Information tatsächlich zugestellt und möglicherweise auch gelesen wurde. Es gibt verschiedene Arten von Zustellnachweisen. Einige sind von der Mitwirkung des Empfängers abhängig und andere laufen vollkommen automatisch ab. Aber wieso reicht es nicht einfach aus, darauf zu verweisen, dass sich eine E-Mail im Ordner für versendete Mails befindet?

E-Mail-Übertragung basiert auf dem asynchronen SMTP-Protokoll. An der Übertragung sind stets mehrere Systeme – sowohl des Absenders als auch des Empfängers – beteiligt, z.B. typischerweise:

1. E-Mail-Client des Absenders
2. E-Mail-Server des Absenders
3. MTA (Mail Transmission Agent – „Versand-Server“) des Absenders
4. E-Mail-Firewall des Empfängers
5. E-Mail-Server des Empfängers
6. E-Mail-Client des Empfängers

Jedes dieser Systeme arbeitet mit internen Mail-Warteschlangen, etwa für die Behandlung von temporären Fehlerfällen auf dem jeweils nächsten Mail-System. Versendete E-Mails können also auf jedem der beteiligten Systeme für mehrere Sekunden, Minuten oder bei technischen Problemen auch Stunden (abhängig von der sog. Queue Lifetime des Systems manchmal auch Tage) zwischengespeichert werden. Daher ist das Absenden im E-Mail-Client technisch kein Beleg dafür, dass die E-Mail auch erfolgreich in IT-Systeme der Empfänger-Seite übertragen wurde, denn die E-Mail könnte sich auch noch in Warteschlangen der Absender-Systeme befinden oder der Zustellversuch abgebrochen worden sein. Ein Abbruch muss dabei nicht einmal zwingend zur Erzeugung einer Bounce-Nachricht an den Absender führen.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Fristwahrung ist, dass vor Ablauf der Frist die E-Mail in den IT-Zuständigkeitsbereich des Empfängers überstellt wird, äquivalent zur rechtzeitigen postalischen Zustellung in den Briefkasten des Empfängers. Sie gilt also bereits als zugestellt, wenn sie vom Empfänger-Server entgegengenommen wurde. Ob ein entsprechender E-Mail-Client die Mail vom E-Mail-Server des Empfängers abgerufen hat, ist nicht zwingend relevant. Aber wie kann man beweisen, dass eine E-Mail wirklich angekommen ist?

Wie bereits anfangs erwähnt, unterscheiden sich die Zustellnachweise von E-Mails nach verschiedenen Kriterien. Eines der wichtigsten ist, ob eine aktive Mitwirkung des Empfängers notwendig ist. Denn in diesen Fällen kann man sich unter Umständen rechtlich vom Empfänger abhängig machen.

Die banalste Art, den Empfang einer E-Mail nachzuweisen, ist, wenn der Empfänger die Nachricht beantwortet und dabei die ursprüngliche Mail anhängt, wie dies häufig bei E-Mail-Konversationen der Fall ist.

In Outlook ist die sogenannte Delivery Status Notification (DSN) als Übermittlungsbestätigung bekannt. Eine positive DSN wird in der Regel nur dann versendet, wenn der Absender in der ursprünglichen Mail diese durch Setzen der entsprechenden Funktion im E-Mail-Client angefordert hat. Ist der Empfänger-Server entsprechend konfiguriert, sendet er automatisch eine Übermittlungsbestätigung zurück. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, dass der Empfänger grundsätzlich positive DSNs unterbindet oder diese SMTP-Zusatzfunktion technisch gar nicht unterstützt. Übermittlungsbestätigungen sind also ein eher unzuverlässiges Mittel zum Nachweis einer E-Mail-Zustellung.

Ähnlich verhält es sich mit der Message Disposition Notification (MDN). Eine solche Lesebestätigung wird vom Absender angefordert und muss dann vom Empfänger bestätigt werden. Die Bestätigung kann individuell beim Öffnen einer E-Mail im Client geschehen oder automatisch immer nach Anfrage gesendet oder verweigert werden. Eine Lesebestätigung ist ein starker Nachweis für den Zugang einer E-Mail, sofern sie denn überhaupt versendet wird. Dies hängt maßgeblich von der Handhabung des Empfänger-Clients ab und das Versenden kann mitunter Stunden später geschehen, obwohl die E-Mail längst auf dem Empfänger-Server und damit im Zuständigkeitsbereich des Empfängers angekommen ist. Sich bei Fristsachen auf eine Lesebestätigung zu verlassen, kann also zu einer nachteiligen Situation für den Absender führen.

Web-Beacons bzw. Zähl-Pixel oder Tracking-Pixel werden in der Regel nur nach ausdrücklicher Einwilligung der Empfänger eingesetzt. Auch wenn es hierfür durchaus Ausnahmen gibt. Bei Tracking-Pixeln handelt es sich um Bilddateien, die auch nur 1x1 Pixel groß sein können. Wird eine solche Bilddatei vom Server des Absenders geladen, wird der Abruf entsprechend durch einen Eintrag im Log verzeichnet. Dies ist vergleichbar mit einer Lesebestätigung. Generell finden sich Tracking-Pixel häufiger im Newsletter-Marketing, als im geschäftlichen Mail-Verkehr.

Es gibt spezielle Dienste, die eine rechtsverbindliche Zustellung von E-Mails ermöglichen. Diese Dienste bieten detaillierte Zustellnachweise und Protokolle, die oft auch rechtlichen Anforderungen entsprechen. Beispiele sind De-Mail in Deutschland oder der Certified Email Service in den USA. Die Unterstützung von De-Mail wurde jedoch von fast allen Anbietern eingestellt und das Projekt gilt als gescheitert.

Die Übertragung vom Versand-Server (MTA) zum Empfänger-Server erfolgt über das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Nachdem alle Daten übertragen wurden, quittiert der Empfänger-Server mit einem definierten Statuscode, dass er die versendete E-Mail in seinen Verantwortungsbereich übernommen hat. Solch eine Empfangs-Quittierung ist für den Nachweis einer Zustellung von zentraler Rolle. Beide Server führen Logs, in denen alle Vorgänge verzeichnet werden. Durch Angaben wie Zeitstempel, IP-Adressen und Hostnamen lässt sich so genau nachvollziehen, was wann übertragen wurde.

Diese Methode gilt vor allem im Zusammenspiel mit qualifizierter Transportverschlüsselung (qTLS) als besonders zuverlässig für gerichtsfeste Zugangsnachweise, da sich der Empfänger-Server vor der Entgegennahme der E-Mail mit einem Zertifikat ausweist. Ein weiterer Vorteil ist, dass ein aktives Mitwirken von Personen hier nicht notwendig ist.

Der Absender einer E-Mail trägt die volle Darlegungs- und Beweislast dafür, dass die E-Mail beim Empfänger eingegangen ist. So lautet das Urteil (Aktenzeichen 6 Ca 5660/20) des LAG Köln vom 11.01.2022.

Ausgangspunkt für das Verfahren war der Streit um eine Darlehensrückzahlung, die von einer fristgemäß versendeten E-Mail abhing. So wurde über die Frage entschieden, ob die versendete E-Mail im Postausgangsordner als Nachweis für die Fristeinhaltung einer vertraglich vereinbarten E-Mail-Zustellung ausreichend ist, bzw. einen sog. Anscheinsbeweis für den fristgemäßen Zugang der E-Mail beim Empfänger begründet.

Der Absender gab im Prozess an, die fragliche E-Mail einen Tag vor Ablauf der vertraglichen Frist versendet zu haben und nahm an, da er keine Unzustellbarkeits-Benachrichtigung erhalten hatte, dass die E-Mail dem Empfänger fristgerecht zugestellt wurde. Dieser erhielt die entsprechende E-Mail allerdings erst 3 Tage später in seinem Posteingang und damit nach Ablauf der vertraglich vereinbarten Frist.

Das Landesarbeitsgericht Köln entschied hier folgendermaßen:

• Die Beweislast für den Zugang einer E-Mail liegt stets beim Absender.
• Das bloße Absenden der E-Mail begründet keinen Anscheinsbeweis für den Zugang beim Empfänger. Denn es besteht die Möglichkeit, dass die versendete Nachricht aufgrund technischer Ursachen nicht beim Empfänger eingeht.

Der Absender trägt die Risiken des Versandweges und die Nachweispflicht, da er die Art der Übertragung wählt (der postalische Versand wäre vertraglich zulässig gewesen)

Wird eine E-Mail im unternehmerischen Geschäftsverkehr innerhalb der üblichen Geschäftszeiten auf dem Mailserver des Empfängers abrufbereit zur Verfügung gestellt, ist sie dem Empfänger grundsätzlich zu diesem Zeitpunkt zugegangen. Ob die E-Mail tatsächlich abgerufen und zur Kenntnis genommen wird, ist dabei rechtlich nicht relevant. Das entschied der BGH mit dem Urteil (Aktenzeichen VII ZR 895/21) vom 06.10.2022.

Ausgangspunkt für das Verfahren war der Streit um eine Vergütungsforderung für Begrünungsarbeiten, die per E-Mail übermittelt wurde und etwa 35 Minuten später in einer weiteren E-Mail durch anwaltliche Vertreter für nichtig erklärt werden sollte.

Die Auftraggeberin wurde per E-Mail zu einer Zahlung von 14.347,23 € zzgl. Anwaltskosten in Höhe von 1.029,35 € aufgefordert. Absender der E-Mail war die Auftragnehmerin.

In einer darauffolgenden E-Mail bot die Auftraggeberin an, die Schlussrechnung in Höhe des geforderten Betrags zzgl. der Anwaltskosten zu zahlen, ohne eine Rechtspflicht zu dieser Zahlung anzuerkennen.

Die Auftragnehmerin antwortete um 9:19 Uhr durch eine E-Mail ihres Anwalts, dass die Forderung aus der Schlussrechnung sich mit Ausnahme des Sicherheitseinbehalts noch auf 14.347,23 € belaufe und weitere Forderungen nicht erhoben werden würden. Zudem wurde erneut die Zahlung des zusätzlichen Verzugsschadenschaden in Höhe der Anwaltskosten gefordert.

Um 9:54 Uhr desselben Tages, sendete der Anwalt der Auftragnehmerin eine weitere E-Mail an die Auftraggeberin. Darin erklärt er, dass die abschließende Prüfung der Forderungshöhe noch nicht erfolgt sei und die E-Mail von 9:19 Uhr unberücksichtigt bleiben müsse.

Einige Tage später legte die Auftragnehmerin eine neue Schlussrechnung in Höhe von 22.173,17 € vor, die Auftraggeberin zahlte jedoch nur 14.347,23 € sowie Anwaltskosten. Die Auftragnehmerin klagte und verlangte den Differenzbetrag.

Der Bundesgerichtshof entschied hier folgendermaßen:

• Die Klage wurde abgewiesen, da die Parteien einen wirksamen Vergleich geschlossen haben, § 779 BGB.
• Mit der E-Mail um 9:19 Uhr hat die Auftragnehmerin ein Vergleichsangebot abgegeben. Für den Zugang des Angebots ist es ausreichend, dass dieses in dem Mailserver des Empfängers abrufbar gewesen ist. Irrelevant ist hingegen, ob die E-Mail auch tatsächlich zu diesem Zeitpunkt abgerufen wurde.
• Da im vorliegenden Fall die E-Mail dem Empfänger bereits um 9:19 Uhr zugegangen ist, ist der Widerruf am selben Tag durch die E-Mail um 9:54 Uhr verspätet nach § 130 Abs. 1 S. 1 BGB.

Was bedeutet das Urteil für Ihre Geschäftskorrespondenz per E-Mail? Sobald die E-Mail technisch dem Empfangssystem zugegangen ist, ist der Absender an die darin getroffenen Aussagen gebunden. Diese in einer darauffolgenden E-Mail an den Empfänger für unwirksam zu erklären, ist nicht möglich. Es spielt dabei keine Rolle, ob der Empfänger die E-Mail bereits gelesen hat.

Übertragen auf den Versand von Fristsachen stärkt das Urteil wiederum die Rechte des Absenders. Wenn die E-Mail, der Frist entsprechend, beim Empfangsserver abgegeben wird, hat der Absender seine Aufgabe erfüllt und die geltenden Fristen eingehalten. Das Lesen der E-Mail durch den Empfänger ist für die Wahrung der Frist nicht relevant.

Das E-Mail-Gateway comcrypto MXG wurde für die sichere E-Mail-Übertragung bis zum Empfängerserver konzipiert. Es übernimmt dabei für den Absender die Rolle des MTA, also des letzten Systems auf Absender-Seite.

Entsprechend führt comcrypto MXG die Kommunikation mit dem Empfänger- Server und prüft und protokolliert im Zuge der TLS-Sicherheitsanalyse dessen Identität. MXG stellt also sicher, dass der Empfänger-Server tatsächlich zum Verantwortungsbereich des Empfängers zählt.

Comcrypto MXG protokolliert ebenso die Datenübertragung per SMTP an den Empfänger-Server und speichert dessen Empfangs-Quittierung ab, welche einen dedizierten Schritt im SMTP-Protokoll darstellt. Ab dem Moment der Quittierung liegt die versandte Mail nachweisbar im Verantwortungsbereich des Empfängers.

Im Falle von Fehlern bei der Zustellung zwischen den Absender-Systemen (z.B. zwischen Mail-Server und MTA) kann es natürlich trotzdem vorkommen, dass es ungeplante Verzögerungen gibt. In der Praxis sind Verzögerungen aber vor allem bei der Zustellung an den Empfänger-Server zu beobachten.

Beim Einsatz von comcrypto MXG als Versand-MTA gilt: Sobald das MXG die zu versendende E-Mail entgegengenommen hat, ist der Zustell-Status zu jeder Zeit nachvollziehbar und die erfolgreiche Zustellung kann nachgewiesen werden.

Weitere Informationen zur sicheren, rechtskonformen und im Vergleich zu traditioneller Verschlüsselung sehr günstigen E-Mail-Übertragung mit comcrypto MXG und der adaptiven Verschlüsselung, finden Sie auf unseren Produkt-Seiten.