Erfahren Sie mehr wie comcrypto MXG Ihre Kommunikation per E-Mail sicher gestaltet, ohne aufwändige Prozesse.
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dem Sicherheitsproblem in der E-Mail-Welt
den Anforderungen der Datenschutzbehörden für sichere Übertragung
dem E-Mail-Versand mit adaptiver Verschlüsselung
Wohnungsbaugenossenschaften haben aufgrund des Umgangs mit sensiblen Dokumenten von Mietern und Interessenten umfangreiche Datenschutzpflichten zu erfüllen. Dies umfasst auch die sichere E-Mail-Übertragung, die bei der WBG Zukunft eG seit Juni 2021 mit dem MXG Gateway von comcrypto erfüllt wird. Ausgangspunkt für Stephan Poltermann, Administrator bei der WBG Zukunft eG, war eine empfangene E-Mail, die er von einem anderen comcrypto MXG Kunden erhalten hatte. „Das war schon ein kleiner Aha-Effekt, als ich mich näher mit der Thematik beschäftigt habe. Da wir ISO-9001 zertifiziert sind, waren wir ohnehin auf der Suche nach einer DSGVO-konformen Lösung. Dieser Ansatz war für mich aber neu“, erläutert Poltermann.
Die WBG Zukunft eG erreichen im tagtäglichen E-Mail-Verkehr, verschiedenste Dokumente mit personenbezogenen Daten, von Ausweisdokumenten, über Einkommensnachweise bis hin zu Sterbeurkunden. Und auch die versendeten Nachrichten enthalten sensible Informationen, wie Verbrauchsinformationen der Mieter, Kontakt- und Kontodaten oder Informationen zu Mieterwechseln. Die Vielfalt der zu schützenden Daten stellt die WBG Zukunft eG vor besondere Herausforderungen an die geschäftliche Kommunikation per E-Mail. Gleichzeitig ist die benutzerfreundliche Handhabung für die Mieter und die eigenen Mitarbeiter entscheidend, um Prozesse schlank und nachvollziehbar zu halten.
"Wir hatten uns im Vorfeld schon nach Lösungen umgesehen, aber es war schwierig, etwas Praktikables zu finden. Unsere ERP-Lösung hat zwar ein zusätzliches Modul für sichere E-Mail. Dieses war allerdings preislich unerschwinglich und sehr kompliziert in der Handhabung", so Stephan Poltermann
Ich habe in meinen verschiedenen beruflichen Stationen schon einige IT-Projekte mitgemacht. Ich habe es selten erlebt, dass alles so problemlos läuft.
Stephan Poltermann, Administrator bei der WBG Zukunft eG
Mit dem Einsatz von comcrypto MXG werden sensible Daten nun sicher übertragen und Prozesse im selben Zug vereinfacht und optimiert. So mussten bisher eingescannte Dokumente mithilfe gängiger ZIP-Verschlüsselungen verpackt werden, bevor Sie per E-Mail versendet werden konnten. Das bedeutete zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter bei jeder Transaktion. Mithilfe der Betreffzeilen-Marker im MXG konnte dieser Prozess nicht nur deutlich effizienter und leichter gemacht werden, die zusätzliche Abhängigkeit von Drittprogrammen entfällt. „Unsere Betriebskostenabteilung war begeistert von dieser bequemen Lösung und nutzt sie seitdem sehr gerne“, erläutert Poltermann.
Zusätzlich kommt beim Einsatz von comcrypto MXG ein automatisches Sicherheitslevel zum Einsatz, das im Hintergrund arbeitet. Die Sicherheit jeder E-Mail-Übertragung wird geprüft und kontrolliert, dass die Mindest-Datenschutzanforderungen für jeden Empfänger eingehalten werden. Insgesamt war die Einführung von comcrypto MXG schnell und unkompliziert erledigt. Stephan Poltermann bestätigt: „Ich habe in meinen verschiedenen beruflichen Stationen schon einige IT-Projekte mitgemacht. Ich habe es selten erlebt, dass alles so problemlos läuft.“
Wohnungsbaugenossenschaft Zukunft eG
Unsere Genossenschaft gehört zu den großen Wohnungsunternehmen in Thüringen, vermietet Wohnraum an mehr als 13.000 Menschen. Alle unsere Immobilien liegen im Norden der Stadt, einschließlich rund 320.000 Quadratmeter Außenanlagen – Grünflächen, Spiel- und Parkplätze. Wir bauen, renovieren, halten instand, warten, pflegen und verwalten. Dem genossenschaftlichen Prinzip der Hilfe durch Selbsthilfe seit Generationen die Treue haltend, bieten wir darüber hinaus unseren Mitgliedern einen umfassenden Service.
