Mail statt Brief - Papierberge einsparen in der Verwaltung
Deutsche Großstadt - 500.000 Einwohner:
Das ist weder wirtschaftlich noch ökologisch sinnvoll.
Erfahren Sie, wie dieser Papierberg verschwinden kann.
Diese Zahlen sind Realität und fallen so – beispielhaft für viele Städte – in der Verwaltung einer deutschen Landeshauptstadt jährlich an. Besonders die postalische Kommunikation mit Menschen und Unternehmen, die nicht Teil der digitalen Behörden-Infrastruktur sind, verursacht immense Kosten für Papier und Druck. Diese werden in den kommenden Jahren perspektivisch sogar noch weiter ansteigen.
Was ist der Grund?
Es fehlt an digitalen Kommunikationswegen, die einfach anzuwenden sind und dem Datenschutz entsprechen. Viele behördliche Vorgänge können heutzutage zwar schon digital angestoßen werden, z.B. über eine Website-Anfrage oder per E-Mail, den Behörden fehlt aber ein allgemein nutzbarer digitaler Antwortkanal.
Mit dem E-Mail-Gateway „comcrypto MXG“ gelingt es, den E-Mail-Kanal als unkomplizierten, kosteneffizienten und gleichzeitig datenschutzkonformen digitalen Kommunikationsweg zu etablieren. Die Probleme herkömmlicher E-Mail-Verschlüsselung treten aufgrund des innovativen Ansatzes der „adaptiven Verschlüsselung“ nicht auf – es entstehen keine Schulungsaufwände oder zeitraubende Zertifikats- und Passwortvorgänge für die Empfänger.
Weiterhin werden durch die erhebliche Einsparung von Papier, Druck und Transport die Nachhaltigkeitsziele deutlich einfacher erreicht. Das damit verbundene Einspar-Potenzial deckt die Mehrkosten für IT mehr als vollständig ab.
Berechnen Sie selbst, wie Sie mit dem sicheren Versand von E-Mails durch comcrypto MXG sparen können!
| € | CO2 | Zeit | |
|---|---|---|---|
| Brief | |||
| Einsparpotenzial |
Arbeitszeit pro Brief: 3 Minuten
Arbeitszeit pro E-Mail: 30 Sekunden
CO² pro Brief: 20 g CO²
CO² pro Mail: 1 g CO²
(siehe z. B. https://www.it-daily.net/it-management/business-software/die-e-mail-ist-das-umweltschonendste-kommunikationsmittel oder https://www.nachhaltiger-warenkorb.de/klimabilanz-e-mail-vs-brief/)
Kosten pro Brief (ohne Porto): 0,15 € (Material- und Druckkosten)+ 0,85 € (Porto-Kosten) = 1,00 €
Kosten für IT-Betrieb der E-Mail-Lösung: Kosten für Lizenzen und IT-Betrieb (geschätzt)
Der angegebene €-Betrag ist nicht als Preisindikation für comcrypto MXG zu verstehen, sondern beinhaltet auch (geschätzte) Aufwände für Personal, Technikbetrieb usw.
Ein Auszug unserer Referenzen
Datenschutzkonforme Übertragung und nachweisbare Zustellung durch comcrypto MXG
Andere digitale Lösungen für die Kommunikation außerhalb der sicheren kommunalen und Landesnetze bieten zwar eine sichere Datenübertragung, bringen klare Nachteile mit sich:
- Portal-Lösungen (wie z.B. für einige OZG-Dienste genutzt) sind häufig sehr teuer in der Anschaffung und sind außerhalb des spezifischen Prozesses nicht nutzbar
- File-Sharing-Lösungen benötigen Schulung und einen Weg für den Passwort-Austausch, der wiederum ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Vorgang ist
- Klassische E-Mail-Verschlüsselung scheitert an der mangelnden Verbreitung von S/MIME und PGP
Das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) sowie das besondere Behördenpostfach (beBPo) stehen theoretisch als wechselseitiger Kommunikationskanal zur Verfügung, werden aber bisher aufgrund des sehr hohen Einrichtungsaufwandes seitens der Bürger und Unternehmen kaum genutzt.
Dagegen mit comcrypto MXG:
- Das E-Mail-Gateway comcrypto MXG wird zur Erweiterung der sicheren kommunalen und Landesnetze, speziell für die Kommunikation mit „externen“ Empfängern
- Die sichere Kommunikation zu anderen Behörden, über separate Netze, bleibt verfügbar
- Anfragen können einfach per E-Mail beantwortet werden – Schulungen der Mitarbeitenden sind nicht notwendig
- Im Hintergrund sorgt MXG durch die adaptive Verschlüsselung für die sichere, datenschutzkonforme Übertragung. Der Empfänger bzw. Anfragesteller erhält die E-Mail im Regelfall als „normale“, sofort lesbare E-Mail direkt in sein Postfach
- MXG erzeugt einen Zustellnachweis an den Empfänger, entsprechend dem BGH-Urteil aus 10/2022. Über das MXG-Cockpit ist jede Übertragung zu jeder Zeit eindeutig kontrollierbar
- Mit comcrypto MXG wird die E-Mail zum digitalen Äquivalent des Einwurf-Einschreibens
- Sparen Sie durch die Digitalisierung Ihrer Kommunikation Papier,- Druck- und Portokosten ein - Erreichen Sie Ihre Nachhaltigkeitsziele durch effiziente Digitalisierung
- Das E-Mail-Gateway comcrypto MXG wird nahtlos in Ihre bestehenden Strukturen integriert - ohne Aufwand typischer IT-Projekte
So einfach geht's
Comcrypto etabliert mit dem MXG erstmals einen datenschutzkonformen, digitalen und gleichzeitig unkomplizierten Rückantwortkanal bei Anfragen durch Bürger oder Unternehmen. Dazugehörige Antwortschreiben müssen nicht länger als Brief übermittelt, sondern können sicher und unmittelbar über E-Mail versandt werden, egal über welchen Weg die ursprüngliche Anfrage eingegangen ist.
Häufige Fragen
In den Fokus rückt daher die qualifizierte Transportverschlüsselung, die durch die Datenschutzaufsichtsbehörden als grundlegendes Sicherheitslevel im Bereich der hohen Risiken definiert wurde. Für besonders sensible Vorgänge (oder wenn kein qTLS zum konkreten Empfänger verfügbar ist) steht im MXG Gateway zudem die Inhaltsverschlüsselung mit Passwort oder per S/MIME zur Verfügung.
Comcrypto MXG liefert die notwendigen Funktionen:
- Qualifizierte Transportverschlüsselung (qTLS), wann immer technisch möglich (ca. 90 % der versendeten E-Mails)
- Wenn qTLS nicht möglich, Stopp der Nachricht mit Hinweis an den Absender, oder automatischer Einsatz einer Inhaltsverschlüsselung
- Bei Nachrichten mit besonderem Schutzbedarf, Inhaltsverschlüsselung auf Anforderung
Zur bewährten MXG-Konfiguration im öffentlichen Bereich stehen wir Ihnen gern jederzeit beratend zur Verfügung.
Das comcrypto MXG funktioniert unabhängig von Ihrer bestehenden E-Mail-Infrastruktur und kann flexibel integriert werden. Ein Rollout ist problemlos zunächst für einige Abteilungen oder im Rahmen eines „Proof-of-Concept“ möglich.
Sie haben Fragen oder wünschen ein Angebot? Wir beraten Sie gern!
Rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie eine Nachricht. Wir vereinbaren gern einen Termin. MXG steht sowohl als Software-as-a-Service als zum On-Premise-Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur zur Verfügung.
Für große Interessenten empfehlen wir den Start im Rahmen eines Proof of Concept (PoC). So kann mit geringem Mitteleinsatz die Lösung technisch und aus Usersicht getestet werden.
MXG wird dazu in die E-Mail-Infrastruktur integriert, wendet die Sicherheitsfunktionen aber nur für eine definierte Usergruppe (z. B. die IT, oder eine dedizierte Abteilung) an. Anhand des konkreten User-Feedbacks entsteht schnell das Wissen über eine bestmögliche Konfiguration des Systems.
Wenn Sie S/MIME- oder PGP-Verschlüsselung eingerichtet haben oder auch verschlüsselte PDF- oder ZIP-Dateien verwenden, können Sie diese auch weiterhin nutzen. Comcrypto MXG erkennt, dass bereits verschlüsselt wurde und versendet die E-Mail ohne Verzögerung. Alternativ kann mit MXG auch die S/MIME Ver- und Entschlüsselung direkt realisiert werden.