Sichere E-Mail-Kommunikation mit Studierenden

In vielen Bereichen hat das Thema Digitalisierung bereits seit geraumer Zeit einen hohen Stellenwert. Dazu gehört neben der Gesundheitsbranche und der öffentlichen Verwaltung auch der Bereich Bildung. Wie tagesschau.de am 05.12.2022 berichtete, haben in Universitäten und Hochschulen vor allem die Themen digitale BAföG-Beantragung sowie generell digitale Kommunikation mit den Studierenden einen erheblichen Nachholbedarf.

Seit September 2021 kann der Antrag für die Ausbildungsförderung BAföG bundesweit direkt online gestellt werden. Seitens der Studierendenwerke können diese Anträge allerdings noch gar nicht digital weiterverarbeitet werden und müssen daher vielerorts händisch ausgedruckt und manuell bearbeitet werden. Hinzu kommt das Problem, dass eventuelle Rückfragen zu den Anträgen oder Anfragen von Studieren an das Studierendenwerk aus Datenschutzgründen nicht digital abgewickelt werden können und stattdessen per Briefpost versandt werden.

Es fehlt schlicht an einer Lösung, um eine sichere und verschlüsselte Kommunikation zwischen der BAföG-Stelle und den Studierenden zu ermöglichen. Das führt zu einem enorm hohen Verwaltungsaufwand in den zuständigen Stellen und langen Wartezeiten bei den Studierenden.

Ein erster Schritt zur Unterstützung der Digitalisierung in diesen Bereichen wäre aus unserer Sicht ein einfacher und sicherer Kommunikationskanal zwischen Studierenden und Studierendenwerken, um den hohen Ressourcenaufwand briefbasierter Kommunikation zu minimieren, solange bis geeignete Plattformen geschaffen sind, die alle Prozesse digital abbilden können, ähnlich der geplanten digitalen Gesundheitsinfrastruktur.

Der E-Mail-Kanal kann heutzutage, durch Anwendung moderner Verschlüsselungsverfahren wie einer adaptiven Verschlüsselung, welche eine sichere qualifizierter Transportverschlüsselung erzwingt und bei Nichtverfügbarkeit automatisch auf einen zusätzlichen Passwort-Schutz anwendet, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand effektiv abgesichert werden.

Die Kommunikation, z.B. zu BAföG-Sachverhalten, oder aber zu anderen Themenschwerpunkten der Studierendenwerke, wie Wohnheimvergabe, Studien- oder Sozialberatung, kann so ohne Mehraufwand auf digitalem Weg garantiert datenschutzkonform erfolgen. Unsere Lösung comcrypto MXG ermöglicht zusätzlich, dass die unterschiedliche Datenschutz-Sensitivität in den verschiedenen Abteilungen eines Studierendenwerkes berücksichtigt wird, um datenschutzrechtlich nicht notwendige Passwort-Verschlüsselungen einzusparen.

Unsere Erfahrungen mit Studierendenwerken haben gezeigt, dass die Schaffung eines sicheren Kommunikationskanals via E-Mail in der Praxis eine echte Alternative zu den bisher analogen Prozessen darstellt, sich für die Mitarbeiter eine spürbare Aufwandminimierung einstellt und das Angebot der digitalen Kommunikation von Studierenden sehr positiv wahrgenommen wird.